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ミスをした時の謝罪文の書き方
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謝罪文を書かなければならない時とは、取引先や相手に損失を与えてしまった場合です。
その目的は、相手の不満や怒りを和らげ、先方とのその後の関係を良好に保つためです。
そのため謝罪文は、ミスやトラブルがわかったらなるべく早く出します。
まずはできるだけ早く電話で謝罪し、書面にて改めて謝罪の気持ちを伝えるのがベストです。
先方からの指摘の前に、謝罪分を送ることにより、より確実に誠意を示すことができます。
謝罪文を作成するにあたって重要なことは、当方のミスを素直に認め、申し訳ないという気持ちを表すことです。
書き方は日付、宛名、署名、件名を入れ、文章は頭語から始めます。その後お詫びの言葉を述べ、原因と再発防止のための今後の対策、改善策を示します。
今後の善後策を示しておくことで、更に誠実で具体的になります。そして最後に結語で締めます。
謝罪文の中では、どんな事情があったとしても、言い訳や弁解は避けます。
とにかく申し訳ないという気持ちを表すことが、一番重要です。
謝罪文は書面となって形として残りますので、丁寧な印象を先方に与える事ができるのです。